Das Hauptziel war die Verschlankung der allgemeinen Prozesse im Projekt- und Transformationsmanagement, um die Effizienz zu steigern, die Durchlaufzeiten zu verkürzen und eine klare, transparente Projektstruktur zu schaffen. Darüber hinaus sollte eine nachhaltige Kultur der kontinuierlichen Verbesserung etabliert werden.

Im Folgenden wird der detaillierte Ablaufplan beschrieben, der die spezifischen Schritte und Maßnahmen umfasst, die ich in den ersten Tagen und Wochen ergriffen habe, um signifikante Verbesserungen zu erzielen.

1. Analyse der Ist-Situation

a. Vorbereitung und Planung

• Projektinitialisierung:
  • Kick-off-Meeting mit der Geschäftsführung und den relevanten Abteilungsleitern, um die Projektziele und den Umfang zu definieren.
  • Erstellung eines detaillierten Projektplans mit Meilensteinen und Zeitrahmen.
• Datensammlung:
  • Sammlung aller vorhandenen Prozessdokumentationen und relevanten Unternehmensdaten.
  • Identifikation der Schlüsselprozesse, die im Fokus der Analyse stehen.

b. Durchführung der Ist-Analyse

• Interviews und Workshops:
  • Durchführung von Einzelinterviews mit Abteilungsleitern, Projektmanagern und ausgewählten Mitarbeitern, um tiefere Einblicke in die aktuellen Prozesse zu gewinnen.
  • Organisation von Workshops zur gemeinsamen Erfassung und Diskussion der bestehenden Abläufe.
• Beobachtung und Dokumentation:
  • Direkte Beobachtung der täglichen Arbeitsabläufe vor Ort, um praktische Einblicke in die Prozessdurchführung zu erhalten.
  • Erstellung detaillierter Prozessdiagramme (z.B. mit BPMN-Notation) zur Visualisierung der aktuellen Abläufe.

c. Bewertung der Prozess-Effizienz

• Identifikation von Schwachstellen:
  • Analyse der Prozessdurchlaufzeiten, um Engpässe und Verzögerungen zu identifizieren.
  • Bewertung der Prozesskosten durch Erfassung der Ressourcennutzung und Identifikation von Kostentreibern.
• Redundanzanalyse:
  • Untersuchung der Prozesse auf doppelte oder überflüssige Schritte, die keinen Mehrwert bieten.
• Erstellung eines Ist-Berichts:
  • Zusammenfassung der gesammelten Daten und Erkenntnisse in einem umfassenden Bericht.
  • Darstellung der identifizierten Schwachstellen und ineffizienten Prozesskomponenten.

2. Stakeholder-Beteiligung

a. Identifikation der relevanten Stakeholder

• Stakeholder-Mapping:
  • Erstellung einer detaillierten Liste aller relevanten Interessengruppen, einschließlich Abteilungsleiter, Teamleiter, Projektmanager und Mitarbeiter.
• Rollen und Verantwortlichkeiten:
  • Klärung der Rollen und Verantwortlichkeiten der identifizierten Stakeholder im Veränderungsprozess.

b. Einbindung der Stakeholder in den Analyseprozess

• Workshops und Meetings:
  • Durchführung regelmäßiger Workshops zur gemeinsamen Erarbeitung und Validierung der Prozessanforderungen.
  • Einrichtung von Feedback-Runden, um kontinuierlich Input von den Stakeholdern zu erhalten.
• Transparente Kommunikation:
  • Implementierung eines Kommunikationsplans, der regelmäßige Updates und Fortschrittsberichte umfasst.
  • Nutzung von Kommunikationsplattformen (z.B. Intranet, E-Mail-Newsletter) zur Information aller Beteiligten.

c. Sicherstellung der Relevanz und Logik der Anforderungen

• Konsensbildung:
  • Moderation von Diskussionen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen logisch und relevant sind.
  • Nutzung von Priorisierungstechniken (z.B. MoSCoW-Methode), um die wichtigsten Anforderungen zu identifizieren.
• Dokumentation und Validierung:
  • Erstellung eines Anforderungskatalogs, der alle gesammelten und validierten Anforderungen enthält.
  • Überprüfung und Zustimmung der Stakeholder zu den finalen Anforderungen.

3. Zielsetzung klären

a. Definition klarer und messbarer Ziele

• SMART-Kriterien:
  • Formulierung der Ziele nach den SMART-Kriterien (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden).
• Beispiele für definierte Ziele:
  • Reduktion der Prozessschritte um 20%.
  • Verkürzung der durchschnittlichen Projektlaufzeiten um 30%.
  • Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 15%.

b. Priorisierung der Ziele

• Wichtigkeit und Dringlichkeit:
  • Bewertung der Ziele nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit, um eine fokussierte Umsetzung zu gewährleisten.
• Ressourcenzuweisung:
  • Zuordnung der notwendigen Ressourcen (Zeit, Budget, Personal) zur Erreichung der priorisierten Ziele.

c. Erstellung eines Zielplans

• Detaillierte Zielbeschreibung:
  • Ausarbeitung eines Zielplans, der die spezifischen Maßnahmen zur Erreichung der definierten Ziele beschreibt.
• Meilensteine und Fristen:
  • Festlegung von Meilensteinen und Fristen zur Überwachung des Fortschritts und zur Sicherstellung der termingerechten Umsetzung.

d. Validierung und Zustimmung der Ziele

• Präsentation der Ziele:
  • Vorstellung des Zielplans vor den relevanten Stakeholdern und der Geschäftsführung.
• Finale Zustimmung:
  • Sicherstellung der Zustimmung aller relevanten Parteien zu den finalisierten Zielen.

1. Anforderungen klarer und zielgerichteter gestalten (shit in – shit out)

   • Analyse der Ist-Situation: Eine umfassende Bestandsaufnahme der aktuellen Prozesse wurde durchgeführt. Dabei wurden alle relevanten Abläufe dokumentiert und auf ihre Effizienz hin bewertet. Schwachstellen und redundante Schritte wurden identifiziert.

   • Stakeholder-Beteiligung: Alle relevanten Interessengruppen, einschließlich Abteilungsleiter, Projektmanager und Mitarbeiter, wurden aktiv in den Analyseprozess einbezogen. Durch Workshops und regelmäßige Meetings wurde sichergestellt, dass die Anforderungen logisch und relevant sind.

   • Zielsetzung klären: Es wurden klare, realistische und messbare Ziele definiert, wie zum Beispiel eine Reduktion der Prozessschritte um 20%, eine Verkürzung der Projektlaufzeiten um 30% und eine Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 15%.

2. Unnötige Teile oder Prozesse entfernen:

   • Prozess-Überprüfung: Jeder Prozessschritt wurde kritisch geprüft, um unnötige oder ineffiziente Komponenten zu identifizieren. Dabei wurden insbesondere redundante Genehmigungsstufen und manuelle Tätigkeiten erkannt.

   • Eliminierung: Unnötige Schritte wurden entfernt, wodurch die Prozesskomplexität erheblich reduziert wurde. Dies führte zu einer direkten Einsparung von etwa 25% der bisherigen Prozesszeit. Ziel waren ca. 30% der Schritte/Anforderungen zu entfernen durch Prozessoptimierungen, Anforderungen schärfen,…

   • Kontinuierliche Verbesserung: Ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess wurde implementiert, um regelmäßig mindestens 10% der unnötigen Elemente weiter zu identifizieren und zu entfernen. Beispiele für eliminierte unnötige Elemente:

     1. Redundante Genehmigungsstufen: Mehrfache Genehmigungen für dieselben Entscheidungen wurden konsolidiert.
     2. Manuelle Dateneingaben: Wiederholte manuelle Eingaben in verschiedene Systeme wurden automatisiert.
     3. Überflüssige Meetings: Regelmäßige, aber wenig produktive Meetings wurden reduziert und durch effizientere Kommunikationswege ersetzt.
     4. Doppelte Dokumentationen: Mehrfache Dokumentation derselben Informationen in verschiedenen Formaten wurde vereinheitlicht.

3. Vereinfachen oder optimieren:

   • Priorisierung: Der Fokus lag zunächst auf den Kernprozessen, die nach der Entfernung unnötiger Teile verbleiben. Dies ermöglichte eine gezielte Optimierung ohne Überlastung der Ressourcen.

   • Vermeidung von Über-Engineering: Nur die notwendigen Elemente wurden optimiert, um die Prozesse nicht unnötig zu verkomplizieren. Dies stellte sicher, dass die Prozesse weiterhin flexibel und anpassungsfähig blieben.

   • Best Practices einführen: Bewährte Methoden und moderne Technologien wurden implementiert, um die verbleibenden Prozesse effizienter zu gestalten.
     
     Beispiele für implementierte Best Practices:

     1. Lean Management: Anwendung von Lean-Prinzipien zur Minimierung von Verschwendung und Maximierung von Wertschöpfung.
     2. Agiles Projektmanagement: Einführung agiler Methoden wie Scrum und Kanban zur Verbesserung der Flexibilität und Reaktionsfähigkeit.
     3. Six Sigma: Nutzung von Six Sigma zur Qualitätsverbesserung und Fehlerreduktion in den Prozessen.

     Beispiele für implementierte moderne Technologien:

     1. Agiles Projektmanagement-Tool (z.B. Microsoft Planner!): Verbesserung der Zusammenarbeit und Transparenz innerhalb der Projektteams.
     2. Cloud-basierte Kollaborationsplattformen (z.B. Microsoft Teams): Erleichterung der Kommunikation und des Informationsaustauschs zwischen den Abteilungen.
     3. Business Intelligence (BI) Tools (z.B. Tableau): Ermöglichung datengetriebener Entscheidungen durch umfassende Analysen und Visualisierungen.

4. Zykluszeit beschleunigen:

   • Prozessstraffung: Nach der Vereinfachung und Optimierung der Prozesse wurde die Zykluszeit weiter reduziert. Durch die Implementierung klar definierter Rollen und Verantwortlichkeiten konnte die Geschwindigkeit der Abläufe signifikant erhöht werden.

   • Engpässe identifizieren: Potenzielle Engpässe wurden systematisch analysiert und beseitigt. Dies führte zu einer Reduktion der durchschnittlichen Projektlaufzeit von 12 auf 8 Wochen.

   • Messung und Überwachung: Es wurden geeignete KPIs eingeführt, wie z.B. die Durchlaufzeit pro Prozessschritt und die Anzahl der Prozessfehler. Diese KPIs ermöglichten eine kontinuierliche Überwachung und Verbesserung der Prozessgeschwindigkeit.

5. Automatisieren:

   • Technologieeinsatz: Moderne Automatisierungstools wurden implementiert, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren. Beispielsweise wurden repetitive Dateneingaben durch Robotic Process Automation (RPA) ersetzt, was eine Fehlerreduktion um 40% zur Folge hatte.

   • Pilotprojekte durchführen: Zunächst wurden Pilotprojekte gestartet, um die Effizienz der Automatisierung zu testen und anzupassen. Nach erfolgreicher Evaluation wurden die Automatisierungslösungen unternehmensweit ausgerollt.

   • Schulung und Unterstützung: Um die Akzeptanz der neuen automatisierten Prozesse zu gewährleisten, wurden umfassende Schulungsprogramme für die Mitarbeiter durchgeführt. Dadurch wurde sichergestellt, dass alle Mitarbeiter die neuen Systeme effektiv nutzen konnten.

• Zielsetzung und Stakeholder-Analyse: Die Ziele des Change Managements wurden klar definiert und alle relevanten Stakeholder eingebunden, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu verstehen und zu berücksichtigen.

• Prozessoptimierung: Unnötige Change-Management-Prozesse und Praktiken wurden identifiziert und eliminiert, um den Wandel nicht zu behindern.

• Schlankes Management: Die verbleibenden Change-Management-Prozesse wurden optimiert, um sie effizienter und effektiver zu gestalten.

• Agile Methoden: Agile Methoden wurden implementiert, um den Wandel flexibler und schneller zu gestalten.

• Digitale Tools: Digitale Werkzeuge und Automatisierungstechnologien wurden genutzt, um das Change Management zu unterstützen und die Effizienz zu steigern.

• Prozesszeit: Die Gesamtprozesszeit konnte um 30% reduziert werden.
• Projektlaufzeit: Die durchschnittliche Projektlaufzeit wurde von 12 auf 8 Monate verkürzt.
• Fehlerquote: Die Fehlerquote bei Prozessen wurde um 25% gesenkt.
• Mitarbeiterzufriedenheit: Die Zufriedenheit der Mitarbeiter stieg um 15%, was sich positiv auf die Motivation und die Produktivität auswirkte.
• Kostenreduktion: Durch die Prozessoptimierung und Automatisierung wurden jährliche Betriebskosten um 20% gesenkt.

Durch eine systematische Analyse und gezielte Optimierung der Prozesse konnte das Unternehmen aus dem Finanzbereich seine Effizienz erheblich steigern, die Durchlaufzeiten verkürzen und die Zufriedenheit der Mitarbeiter signifikant erhöhen. Die erfolgreiche Umsetzung der digitalen Transformation und des Change Managements hat dem Unternehmen nicht nur eine gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit, sondern auch eine nachhaltige Grundlage für zukünftiges Wachstum geschaffen.